Fallstudie: Edeka

Postdigitalisierung automatisiert Abläufe und entlastet Mitarbeiter im Handel

Erfahren Sie, wie Thorsten Rumpsmüller, Inhaber dreier Edeka-Filialen, durch die Digitalisierung seiner Eingangspost ortsunabhängig arbeiten kann und dabei den administrativen Aufwand reduzieren konnte.

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Herausforderung

Die drei Edeka-Filialen von Thorsten Rumpsmüller erhalten monatlich etwa 100 bis 150 Briefe. Hierzu gehören Kundenanfragen und Schreiben von Lieferanten, die beantwortet, sowie Rechnungen, die geprüft und bezahlt werden müssen. Allerdings hatte Thorsten Rumpsmüller vor der Digitalisierung seinerEingangspost keinen unmittelbaren Zugriff auf diese Dokumente; an eine ortsunabhängige Bearbeitung der Briefpost war nicht zu denken.

Anforderung

Aus Ressourcengründen war ihm schnell klar, dass er die damit einhergehenden Aufgaben an einen spezialisierten Dienstleister auslagern würde. Ziel war es, dass die Eingangspost nichtmehr in den Filialen empfangen, sondern zentral gesammelt und dann digitalisiert in einem Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung gestellt wird. Dadurch sollte ein direkter Zugriff auf die Briefe ermöglicht werden, die somit ortsunabhängig bearbeitet werden können.

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Lösung

Ein Geschäftspartner machte Thorsten Rumpsmüller auf das Berliner Start-up Caya aufmerksam. Da das Unternehmen Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand im Rahmen eines attraktiven Lizenzmodells anbietet, fiel Thorsten Rumpsmüller die Entscheidung zu Gunsten Cayas leicht.

Nach Vertragsschluss richtete Caya die Weiterleitung bei der Deutschen Post ein und erhält seitdem die Eingangspost der drei Edeka-Filialen in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und KI-getriebene Extraktion von Daten weitere Schritte vorbereitet. Anschließend stellt Caya den Posteingang in seinem DMS Caya Document Cockpit als in dexierte PDF-Dateien zur Verfügung, deren Inhalte volltextfähig durchsuchbar und damit schneller aufzufinden sind. So ist auch die Voraussetzung geschaffen, um Dokumente automatisiert zu taggen, sie also einer Dokumentenart zuzuweisen. Taucht beispielsweise der Begriff „Rechnung“ im Dokument auf, dann erhält dieses das Kennzeichen „Rechnung“. So werden beispielsweise Rechnungen direkt in die Software des Steuerberaters hochgeladen. Briefe, die Thorsten Rumpsmüller im Original benötigt, etwa ein Schreiben seiner Bank mit einer neuen Kredit-karte, fordert er bei Caya an und erhält sie kurz darauf physisch zugestellt. Die übrigen Briefe vernichtet der Dienstleister datenschutzkonform nach 90 Tagen.

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Ergebnis

Thorsten Rumpsmüller kann durch die Digitalisierung des Posteingangs und die Einführung des Caya Document Cockpit seine Filialleiter entlasten und ortsunabhängig die Briefe bearbeiten. Dabei profitiert er auch davon, dass Caya seine Post nach dem Scannen umrelevante Informationen anreichert, sodass ihm über das Caya Document Cockpit schließlich wertvolle Assets zur Verfügung stehen.

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