Digital Mailroom und Intelligente Dokumentenverarbeitung

Dokumentenprozesse
mit KI automatisieren

Durch Postdigitalisierung, Datenextraktionen, Intelligente Dokumentenverarbeitung und effektives Inflow-Management erreichen Ihre Dokumente und Daten automatisch den richtigen Ort – digital, sicher und abteilungsübergreifend.

Beratungstermin buchen

inklusive Produktdemo

Vetrieb kontaktieren

Grafik zeigt ein Dokument, dass gescannt, klassifiziert und korrekt abgelegt wird

Grafik mit dem Cayan Männchen, dass ein Symbol für skalierung hochhält

Skalierbare Technologie

Grafik mit zwei Cayan Männchen die zwei Puzzlestücke aneinander halten

Implementieren

Caya ist als Plug-and-Play-Lösung schnell einsatzbereit – ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.

Cayan Männchen auf einer Leiter, dass Symbole für Kommunikation um ein Zahnrad plaziert

Integrieren

Profitieren Sie von einer nahtlosen Einbindung von Caya in Ihre bestehenden Systeme und Workflows.

Grafik mit Cayan Männchen das eine Lupe über Dokumente mit KPIs hält

Mitwachsen

Caya wächst dynamisch mit Ihren Anforderungen und passt sich an, wenn Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt.

Maßgeschneiderter Service

Zwei Cayan Männchen die mit einander kommunizieren

Beratung

Unser Team steht Ihnen von Anfang an zur Seite, um die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

Onboarding

Während des Onboardings begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch den Einstieg – persönlich und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Support

Sie werden auf dem gesamten Weg unterstützt. Unser Team steht jederzeit für Fragen oder individuelle Lösungen zur Verfügung.

Vielseitige Features für große Unternehmen

Zeigt Grafik mit neuen Dokumenten im Caya Posteingang

Post-Scan-Service

Wir leiten Ihre Briefpost um, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen im Caya Document Cockpit zur Verfügung.

Grafik mit einem Laptop wo mehrere, Tools, Dokumente und Icons herausspringen

Inflow-Management

Caya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Dokumente, egal ob per Post, E-Mail oder Upload.

Grafik von einem Dokument dass klassifiziert wird

Klassifizierung

Ihre Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit Tags versehen, um eine schnelle und präzise Organisation zu ermöglichen.

Grafik von einem Dokument wo ein Textabschnitt gescannt wird

Texterkennung (OCR)

Mit dem Deep-OCR-Verfahren werden simple Scans automatisch in maschinenlesbare Textformate umgewandelt.

Dokument wo ein paar Zeilen erfasst und extrahiert werden

Datenextraktion

Mit modernen KI-Modellen werden relevante Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert und in gewünschte Tools übertragen.

Validierung

Zur Kontrolle und für eine fehlerfreie Extraktion werden die extrahierten Daten mit Datenbanken und Stammdaten (z. B. PLZ) abgeglichen.

Grafik wo ein Brief rein kommt, verbucht und gespeichert wird durch einen automatisierten Prozess

Automatisierungen

Mit den Automagic Workflows werden Dokumente automatisch an die richtige Abteilung geleitet, Daten in externe Software übertragen und vieles mehr – ganz ohne manuellen Aufwand.

Cayan Männchen mit einer Lupe auf Dokumenten mit KPIs

Reporting-Dashboards

Individuelle, in Echtzeit aktualisierte Dashboards geben jederzeit Einblick in die wichtigsten KPI.

Grafik mit mehreren Dokumenten die für einen neuen User freigegeben werden

Rechteverwaltung und Admin-Kontrolle

Durch die Vergabe verschiedener Rollen stellen Sie sicher, dass der Zugang zu Daten und Dokumenten sicher und klar definiert ist.

Post-Scan-Service

Wir leiten Ihre Briefpost um, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen im Caya Document Cockpit zur Verfügung.

Inflow-Management

Caya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Dokumente, egal ob per Post, E-Mail oder Upload.

Klassifizierung

Ihre Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit Tags versehen, um eine schnelle und präzise Organisation zu ermöglichen.

Texterkennung (OCR)

Mit dem Deep-OCR-Verfahren werden simple Scans automatisch in maschinenlesbare Textformate umgewandelt.

Datenextraktion

Mit modernen KI-Modellen werden relevante Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert und in gewünschte Tools übertragen.

Validierung

Zur Kontrolle und für eine fehlerfreie Extraktion werden die extrahierten Daten mit Datenbanken und Stammdaten (z. B. PLZ) abgeglichen.

Automatisierungen

Mit den Automagic Workflows werden Dokumente automatisch an die richtige Abteilung geleitet, Daten in externe Software übertragen und vieles mehr – ganz ohne manuellen Aufwand.

Reporting-Dashboards

Individuelle, in Echtzeit aktualisierte Dashboards geben jederzeit Einblick in die wichtigsten KPI.

Rechteverwaltung und Admin-Kontrolle

Durch die Vergabe verschiedener Rollen stellen Sie sicher, dass der Zugang zu Daten und Dokumenten sicher und klar definiert ist.

Caya integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Software-Landschaft

Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.

Vertrieb kontaktieren

Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Level

Wir denken Compliance für Sie mit! Caya erfüllt die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards und unterstützt Sie so dabei, Ihre Compliance einzuhalten und zu stärken.

Datensicherheit

Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.

Mehr erfahren

Zertifizierte Prozesse

Unsere Prozesse sind hochautomatisiert, ISO-zertifiziert und auf höchste Sicherheitsstandards geprüft.

Badges für ISO und DORA klassifizierungen

Nachweiserbringung

Jeder Brief, der über das Caya Document Cockpit empfangen wird, erhält einen Eingangsstempel. Damit gelten eventuelle Fristen erst ab dem auf dem Stempel genannten Datum.

Rechtemanagement

Unser Nutzer- und Rechtemanagement gibt Ihnen volle Kontrolle: Verwalten Sie Zugriffe mit individuell definierten Rollen und Rechten.

Grafik zeigt ein Dokument dass mit anderen usern geteilt wird

Grafik mit mehreren Dokumenten die mit einem Check in einem Schild bestätigt werden

Revisionssicherheit

Das Document Cockpit gewährleistet Revisionssicherheit gemäß AO, HGB und GoBD. Dies gilt für alle Dokumententypen, deren Verarbeitungsprozess in der Verfahrensdokumentation erfasst ist. Wit unterstützen Sie gerne bei der Verfahrensdokumentation.