Archivdigitalisierung
Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente
Wir scannen Ihr Archiv und stellen Ihnen die Dokumente digital und revisionssicher zur Verfügung.
Ihre Vorteile einer Archivdigitaliserung
Einfache Auffindbarkeit
Durch die digitale Ordnerstruktur und die Volltextsuche finden Sie alle Dokumente in Sekundenschnelle.
Digitalisierte Dokumente sind überall verfügbar
Egal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sich befinden, Ihre Dokumente sind immer dabei.
GoBD-konform
Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz werden GoBD konform eingescannt. Die physischen Originale benötigen Sie danach nicht mehr.
Kosten sparen
Sie benötigen Ihre Aktenschränke nicht mehr und gewinnen wertvolle Bürofläche zurück.
Alles aus einer Hand
Wir unterstützen Sie im gesamten Prozess - von der Abholung der Dokumente über die Bereitstellung bis zur Vernichtung.
Extrahieren von strukturierten Daten
Auf Wunsch extrahieren wir von Ihnen gewünschte Datenpunkte (z.B. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Vertragseigenschaften)
Der operative Ablauf: 4 einfache Schritte
1. Ihre Unterlagen kommen zu uns
Anlieferung der Akten beim Caya Scancenter. Je nach Absprache per Abholung durch uns oder per Versand durch Sie.
2. Digitalisierung Ihres Archivs
Ihre Dokumente werden von uns in einem hochstandardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Unsere Scancenter befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.
3. Bereitstellung der Dokumente
Ihre Dokumente erhalten Sie als farbiges pdf-Dokument inkl. Texterkennung (OCR) & Bereitstellung in dem Caya Document Cockpit oder auf einem sFTP Server.
4. Vernichtung oder Archivierung
Auf Wunsch Vernichtung gemäß DIN 66399-2. Entscheiden Sie sich gegen eine Vernichtung der Originalakten, können die Originale im Caya Langzeitarchiv verwahrt werden.
Mit Caya sind Ihre Dokumente in sicheren Händen
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
Hohe Datensicherheit
Unsere Hochsicherheits-Serverzentren in Frankfurt arbeiten mit ISO9001, 27001, 27017 und 27018.
Ihre Daten, Ihr Einverständnis
Wir geben Ihre extrahierten Daten an niemanden weiter - sie gehören Ihnen und nur Ihnen.
Zuverlässiger und sicherer Transfer Ihrer Daten
Wie wir Ihre Daten schützen: rechtlich, physisch und digital.
Bessere Compliance mit Caya
Finden Sie heraus, wie Sie mit Caya die Regelkonformität in Ihrem Unternehmen verbessern und vereinfachen können.
Haben Sie noch Fragen?
Datenschutz, Vertraulichkeit und die Sicherheit Ihrer digitalen Daten und physischen Dokumente entsprechen in allen Bereichen höchsten Standards. Alle Informationen haben wir Ihnen hier übersichtlich zusammengestellt: Sicherheit & Datenschutz bei Caya
Ja, die Digitalisierung von Einschreiben inklusive Briefumschlag ist in unserem Service enthalten.
Ja, das Caya Document Cockpit überträgt die Dokumente per Schnittstelle direkt an das DATEV Rechenzentrum. So sind Ihre Daten zu jeder Zeit sicher.
Wir scannen stets sämtliche Poststücke, die bei uns eingehen. Dafür entfernen wir beispielsweise auch Heft- oder Tackerklammern. Einzig Dokumente, welche zum vollständigen Scannen von uns beschädigt werden müssen, werden von uns nicht vollständig gescannt. In solchen Fällen wird lediglich mittels Stativscanner ein Scan der ersten Seite durchgeführt. Dazu gehören zum Beispiel Notarurkunden mit Siegel.
Yes, you can switch the language of your Caya Document Cockpit to English in your account settings. Customers from countries other than Germany can also signup on our international website.
Tschüss Papierkram, hallo Caya.
Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.
