Digitaler Posteingang
Empfangen Sie Ihre tägliche Post ganz einfach digital
Wir leiten Ihre Post um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.
So kommt Ihre Post zu uns
Um Ihre Post zu scannen, leiten wir diese zunächst in eines unserer Scanzentren in Deutschland um. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*
- Weitergabe der Caya-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner
- Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
- Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort
- Es stehen viele weitere, Individuelle Lösungen zur Verfügung. > Sprechen Sie uns an
*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.
So scannen wir Ihre Post
Sobald Ihre Post im Scanzentrum* eintrifft wird diese für das Scannen vorbereitet, dann gescannt und anschließend in unserem Kurzzeitarchiv archiviert. Die Schritte im Überblick:
- Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.
- Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.
- Ihre Post wird anschließend in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und später, abhängig von Ihrem Tarif, vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.
*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.
So stellen wir Ihre Post zur Verfügung
Vom Eingang bis zur Bereitstellung des digitalen Dokuments dauert es nur wenige Stunden. Der entscheidende Prozess ist dabei die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Caya Document Cockpit
- FTP-Server
- Per E-Mail
- Über Integrationen
“Mit der Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung unserer Eingangspost konnten wir unsere nachgelagerten Prozesse automatisieren und optimieren.”
Leiter des Op.-Excellence-Teams, Getsafe
Florian Bauer
Verbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzen
Caya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.
Und das ist noch nicht alles...
Einfache Auffindbarkeit
Durch die digitale Ordnerstruktur und die Volltextsuche finden Sie alle Dokumente in Sekundenschnelle.
Digitalisierte Dokumente sind überall verfügbar
Egal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter befinden, Ihre Dokumente sind immer dabei.
GoBD-konform
Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz werden GoBD konform eingescannt. Die physischen Originale benötigen Sie danach nicht mehr.
Tschüss Papierkram, hallo Caya.
Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.