Digital Mailroom und Intelligente Dokumentenverarbeitung
Dokumentenprozesse
mit KI automatisieren
Skalierbare Technologie
Implementieren
Caya ist als Plug-and-Play-Lösung schnell einsatzbereit – ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.
Integrieren
Profitieren Sie von einer nahtlosen Einbindung von Caya in Ihre bestehenden Systeme und Workflows.
Mitwachsen
Caya wächst dynamisch mit Ihren Anforderungen und passt sich an, wenn Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt.
Beratung
Unser Team steht Ihnen von Anfang an zur Seite, um die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Onboarding
Während des Onboardings begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch den Einstieg – persönlich und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
Support
Sie werden auf dem gesamten Weg unterstützt. Unser Team steht jederzeit für Fragen oder individuelle Lösungen zur Verfügung.
Vielseitige Features für große Unternehmen
Post-Scan-Service
Wir leiten Ihre Briefpost um, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen im Caya Document Cockpit zur Verfügung.
Inflow-Management
Caya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Dokumente, egal ob per Post, E-Mail oder Upload.
Klassifizierung
Ihre Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit Tags versehen, um eine schnelle und präzise Organisation zu ermöglichen.
Texterkennung (OCR)
Mit dem Deep-OCR-Verfahren werden simple Scans automatisch in maschinenlesbare Textformate umgewandelt.
Datenextraktion
Mit modernen KI-Modellen werden relevante Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert und in gewünschte Tools übertragen.
Validierung
Zur Kontrolle und für eine fehlerfreie Extraktion werden die extrahierten Daten mit Datenbanken und Stammdaten (z. B. PLZ) abgeglichen.
Automatisierungen
Mit den Automagic Workflows werden Dokumente automatisch an die richtige Abteilung geleitet, Daten in externe Software übertragen und vieles mehr – ganz ohne manuellen Aufwand.
Reporting-Dashboards
Individuelle, in Echtzeit aktualisierte Dashboards geben jederzeit Einblick in die wichtigsten KPI.
Rechteverwaltung und Admin-Kontrolle
Durch die Vergabe verschiedener Rollen stellen Sie sicher, dass der Zugang zu Daten und Dokumenten sicher und klar definiert ist.
Caya integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Software-Landschaft
Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.
Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Level
Datensicherheit
Zertifizierte Prozesse
Nachweiserbringung
Rechtemanagement
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Revisionssicherheit
Erfolgreiche Lösungen für verschiedene Branchen
Bereit für Ihre persönliche Unternehmenslösung?
Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Caya Ihre spezifischen Dokumentenprozesse optimieren kann.
Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und nehmen uns Zeit, um eine Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Vielen Dank für Ihr interesse!
Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an:
Dokumenten-management für KMU
Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.
Quick Guide: Digitalisierungs-strategie
Erfahren Sie mehr zum Thema Post-Digitalisierung und CAYA.
Produktdemo
Verschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.
Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an hier.
Häufig gestellte Fragen
Wir scannen stets sämtliche Poststücke, die bei uns eingehen. Dafür entfernen wir beispielsweise auch Heft- oder Tackerklammern. Einzig Dokumente, welche zum vollständigen Scannen von uns beschädigt werden müssen, werden von uns nicht vollständig gescannt. In solchen Fällen wird lediglich mittels Stativscanner ein Scan der ersten Seite durchgeführt. Dazu gehören zum Beispiel Notarurkunden mit Siegel.
Sollten Sie Caya zur Digitalisierung Ihrer Post nutzen, kümmern wir uns um die Einrichtung Ihres Nachsendeauftrags. Nach einigen Tagen wird Ihre Post dann von den Postunternehmen nicht mehr an Sie vor Ort, sondern an eines unserer Scancenter zugestellt. Wir scannen Ihre Post dann tagesaktuell ein und stellen sie Ihnen in Ihrem Caya Document Cockpit zur Verfügung. Über neue Post werden Sie selbstverständlich per E-Mail und / oder Push Notification benachrichtigt.
Die Originaldokumente werden zunächst für 90 Tage in unserem Kurzzeitarchiv kostenlos aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit haben Sie jederzeit die Möglichkeit Dokumente via Sofortsendung anzufordern. Auf Wunsch senden wir Ihnen auch regelmäßig (monatlich, zweiwöchentlich, wöchentlich) alle Dokumente als Sammelsendung zu.
Yes, you can switch the language of your Caya Document Cockpit to English in your account settings.
Caya arbeitet mit einem benutzerbasierten Rollenmanagement. Damit kann der Zugriff auf Dokumente mit individuell definierten Rollen und Rechten verwaltet werden und Sie behalten immer die Kontrolle.
Jede/r mit den korrekten Login-Daten hat Zugriff auf die Funktionen des Caya Document Cockpits für den jeweiligen Account. Alternativ können einzelne Dokumente oder komplette Ordner eines Accounts mit beliebig vielen E-Mail-Adressen geteilt werden.
Datenschutz, Vertraulichkeit und die Sicherheit Ihrer digitalen Daten und physischen Dokumente entsprechen in allen Bereichen höchsten Standards. Alle Informationen haben wir Ihnen hier (https://www.caya.com/legals/compliance-de) übersichtlich zusammengestellt.
Mit unserer Deep-OCR-Technologie und modernsten KI-Modellen analysieren wir Dokumente sowohl visuell als auch inhaltlich. Dabei extrahieren unsere Modelle gezielt relevante Informationen und bereiten diese auf. Die aufbereiteten Daten können anschließend in strukturierter Form nahtlos in Ihre bestehenden Tools integriert werden – für eine effiziente und reibungslose Einbindung in Ihre Arbeitsprozesse.
Ob per Weiterleitung, Import, Upload oder Post-Scan-Service: Caya ist die Dokumentenzentrale, in der alle Dokumente aus verschiedenen Quellen verarbeitet werden können.
Nach der Buchung haben Sie sofort Zugriff auf das Caya Document Cockpit. Sie können Teammitglieder einladen und erste Dokumente hochladen.
Sollten Sie Caya zur Digitalisierung Ihrer Post nutzen, kümmern wir uns um die Einrichtung Ihres Nachsendeauftrags. Nach einigen Tagen wird Ihre Post dann von den Postunternehmen nicht mehr an Sie vor Ort, sondern an eines unserer Scancenter zugestellt. Wir scannen Ihre Post dann tagesaktuell ein und stellen sie Ihnen in Ihrem Caya Document Cockpit zur Verfügung. Über neue Post werden Sie selbstverständlich per E-Mail und / oder Push Notification benachrichtigt.
Nach der Buchung haben Sie sofort Zugriff auf das Caya Document Cockpit. Sie können Teammitglieder einladen und erste Dokumente hochladen.
Sollten Sie Caya zur Digitalisierung Ihrer Post nutzen, kümmern wir uns um die Einrichtung Ihres Nachsendeauftrags. Nach einigen Tagen wird Ihre Post dann von den Postunternehmen nicht mehr an Sie vor Ort, sondern an eines unserer Scancenter zugestellt. Wir scannen Ihre Post dann tagesaktuell ein und stellen sie Ihnen in Ihrem Caya Document Cockpit zur Verfügung. Über neue Post werden Sie selbstverständlich per E-Mail und / oder Push Notification benachrichtigt.