Post-Scan-Service und digitaler Posteingang
Empfangen Sie Ihre tägliche Post digital
Wir leiten Ihre Post um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.
Über 20.000 Nutzer*innen vertrauen bereits auf Caya
So digitalisieren wir Ihren Posteingang
In drei einfachen Schritten:
Schritt 1
Ihre Post
kommt zu uns
Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*
Geben Sie die Adresse Ihrer Caya-Postbox als Empfangsadresse weiter
Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort
Für individuelle Lösungen sprechen Sie uns gerne an
Schritt 2
Ihre Post wird gescannt
Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.
Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.
Ihre Post wird in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und anschließend vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.
Schritt 3
Ihre Post wird bereitgestellt
FTP-Server
Per E-Mail
Ist die Post kann’s losgehen
Einfache Auffindbarkeit
Teilen und Zusammenarbeiten
Ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente
Formulare ausfüllen und unterschreiben
Dokumente in Ordnern und mit Tags organisieren
Leistungsstarker PDF Editor
Sicherheit made in Germany
Beste OCR-Technik auf dem Markt
Mehr zum Thema Datenerfassung
Volle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung
Sichere Archivierung
Wenn der Betreff beinhaltet, automatisch mit Tabea teilen.
Verbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzen
Caya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.
“Mit der Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung unserer Eingangspost konnten wir unsere nachgelagerten Prozesse automatisieren und optimieren.”
Haben Sie noch Fragen?
Mit dem Post-Scan-Service von Caya empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost digital. Im Caya Document Cockpit verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem zentralen Ort und können repetitive Aufgaben automatisieren. Einfach, verlässlich, effizient. Mit über 20.000 Kunden ist Caya der führende Anbieter für's papierlose Büro in Deutschland.
Die Einrichtung von Caya ist ein Kinderspiel und erfolgt vollständig online. Wählen Sie dazu zunächst den passenden Tarif + das gewünschte Scanvolumen aus und führen Sie den Buchungsprozess durch. Nach der Buchung entscheiden Sie, wie die Post zu Caya kommen soll: Via Nachsendeauftrag, Postbox-Adresse oder zum Beispiel via Abholung durch einen Kurier. Unsere Digitalisierungsexperten unterstützen Sie hierbei gerne. Kontaktieren Sie uns unter +49 30 200 036 981 oder business@getcaya.com.
Wir scannen stets sämtliche Poststücke, die bei uns eingehen. Dafür entfernen wir beispielsweise auch Heft- oder Tackerklammern. Einzig Dokumente, welche zum vollständigen Scannen von uns beschädigt werden müssen, werden von uns nicht vollständig gescannt. In solchen Fällen wird lediglich mittels Stativscanner ein Scan der ersten Seite durchgeführt. Dazu gehören zum Beispiel Notarurkunden mit Siegel.
Ja, Sie können in Ihrem Geschäftskunden-Account bei Caya beliebig viele Unternehmen als Empfänger hinterlegen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir keine getrennten Posteingänge für jedes Unternehmen anbieten. Wünschen Sie getrennte Posteingänge empfiehlt es sich je Unternehmen einen eigenen Caya-Account anzulegen.
Ja, Caya bietet Integrationen zu über 100 anderen Softwarelösungen an. Dazu gehört Software aus den Bereichen Buchhaltung und Personal sowie Branchensoftware für Hausverwaltungen, Immobilienverwaltungen oder Steuerberatern.
Die Originaldokumente werden zunächst für 90 Tage in unserem Kurzzeitarchiv kostenlos aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit haben Sie jederzeit die Möglichkeit Dokumente via Sofortsendung anzufordern. Auf Wunsch senden wir Ihnen auch regelmäßig (monatlich, zweiwöchentlich, wöchentlich) alle Dokumente als Sammelsendung zu oder archivieren Ihre Dokumente dauerhaft in unserem Langzeitarchiv.
Ja, die Digitalisierung von Einschreiben inklusive Briefumschlag ist in unserem Service enthalten.
Mit über 20.000 Kunden ist Caya der führende Anbieter in Deutschland für das papierlose Büro. Zu unseren Kunden zählen Mittelständler wie SH Netz (Betreiber des Stromnetzes in Schleswig-Holstein), Start-ups wie McMakler und gemeinnützige Organisationen wie der WWF Deutschland. Dazu kommen viele selbstständige Unternehmer und Kleinunternehmen. Erfahrungsberichte zu Caya finden Sie zum Beispiel bei OMR Reviews (einer unabhängigen B2B Bewertungsplattform).
Tschüss Papierkram, hallo Caya.
Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.
