Fallstudie: Hausverwaltung Kremp

Die Hausverwaltung Kremp GmbH verwaltet seit mehr als 35 Jahren Sondereigentum von Privatpersonen sowie die Immobilien mittlerer und großer Wohnungseigentümergemeinschaften in und um Stuttgart. Damit entlastet sie Eigentümer und sorgt zugleich dafür, dass die Häuser in bestem Zustand erhalten bleiben. Insgesamt betreut das Unternehmen circa 1.100 Einheiten in etwa 120 Liegenschaften.

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Herausforderung

Die Hausverwaltung Kremp GmbH erhält monatlich zwischen 400 und 500 Briefe. Ein Großteil davon sind Rechnungen. Hinzu kommen Verträge, Versicherungspolicen und Briefe von Mietern oder Eigentümern.

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Erhält monatlich zwischen 400 bis 500 Briefe, die im Home Office bearbeitet werden mussten

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Damit die Objektbetreuer die eingehende Post im Homeoffice bearbeiten können, hat sich das Unternehmen zunächst damit beholfen, die Briefe selbst einzuscannen und anschließend weiterzuleiten. Das nahm täglich etwa ein bis zwei Stunden Zeit in Anspruch, die man einsparen wollte.

Ein weiteres Anliegen war, sich mit modernen, digitalisierten Abläufen als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, um neue Mitarbeiter zu gewinnen.

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Anforderung

Die Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform bei der Hausverwaltung Kremp eingehen, sondern von einem Dienstleister unter strengen ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden, um sie anschließend tagesaktuell auf einer eigenen Plattform in der Cloud bzw. automatisiert per E-Mail als PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen. Anschließend sollte die Post automatisiert an die jeweils zuständigen Objektbetreuer verteilt werden.

Um dies zu gewährleisten, war es erforderlich, den Namen jeder PDF-Datei aus der Objektbezeichnung, dem Absender und der Dokumentenart zu generieren. Zudem sollten sämtliche Dokumente im Anschluss an die Digitalisierung nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes vernichtet werden.

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Lösung

Caya hat die Weiterleitung bei der Deutschen Post eingerichtet und erhält seitdem die Eingangspost der Hausverwaltung Kremp in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt Caya als Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und KI-getriebene Extraktion von Daten weitere Schritte vorbereitet.

Anschließend erhält die Hausverwaltung Kremp den Posteingang per E-Mail als volltextfähige, indexierte PDF-Dateien. Volltextfähige PDF-Dateien lassen sich u. a. auf alle enthaltenen Schlagwörter durchsuchen.

Die Namen der PDF-Dateien enthalten die Objektbezeichnung, den Absender und die Dokumentenart.

Das Unternehmen hat in Outlook Regeln hinterlegt, nach denen die E-Mails inklusive der angehängten PDF-Dateien anhand der Objektbezeichnung im Dateinamen automatisiert an den jeweils zuständigen Betreuer weitergeleitet werden.

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Volltextfähige, durchsuchbare PDF-Dateien statt Briefe. Ortsunabhängiger Zugriff auf PDF-Dateien

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Ergebnis

Welche Zeitersparnis die Hausverwaltung Kremp mit der Digitalisierung ihrer Briefpost erzielt, wird vor allem beim Rechnungsmanagement deutlich. Zuvor haben die Mitarbeiter jede Papierrechnung – vom Eingang über die Prüfung, das Verbuchen und die Bezahlung bis hin zur Ablage – durchschnittlich sechs Mal in die Hand nehmen müssen. Das ist heute nicht mehr erforderlich.

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Zeitersparnis und ortsunabhängiger Zugriff auf Briefpostinhalte. Keine zeitaufwendige und lästige manuelle Scan-Tätigkeit mehr nötig.

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Außerdem müssen die Mitarbeiter bei Gewährleistungsfragen nicht mehr langwierig im Papierarchiv nach alten Rechnungen suchen, sondern können diese direkt vom Arbeitsplatz aufrufen. Sämtliche digitalisierten Briefe sind revisionssicher abgelegt und zusätzlich in der Caya Document Cloud archiviert.

Die Mitarbeiterin, die zuvor viele Stunden darauf verwendete, Briefe einzuscannen und diese an die zuständigen Objektbetreuer weiterzuleiten, kann sich nun wertschöpfenden Tätigkeiten statt zeitaufwendigem Papierkram widmen.

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