3 Personalprozesse, die Sie sofort digitalisieren sollten

Wir beleuchten das Personalwesen von KMUs und zeigen 3 Prozesse, die sich innerhalb kürzester Zeit mit klaren Vorteilen digitalisieren lassen.

Von allen Abteilungen in einem Unternehmen wird die Personalabteilung häufig unterschätzt. Dabei funktioniert kein Unternehmen ohne qualifiziertes Personal. Auch ohne passende Abrechnungsprozesse würde Personal wohl auch nicht sehr lange im Unternehmen bleiben. Darüber hinaus kann HR Unternehmenskulturen wesentlich prägen. Schließlich sind Sie meist der erste Kontaktpunkt für neue Mitarbeiter beim Onboarding. Schade, wenn es dann an sperrigen Personalprozessen scheitert. Liegt diese Unterschätzung vielleicht auch daran, dass Prozesse im Personalwesen manchmal etwas eingestaubt wirken?

Ein großer Teil der Kommunikation und Bearbeitungswege findet ja oft noch auf Papier statt. Dabei profitiert gerade die Personalabteilung stark von effizienten und digitalen Prozessen. Hier profitieren mittelständische Unternehmen, Startups und KMUs von ihrer Agilität gegenüber großen Unternehmen. Sie können digitales Personalmanagement meist umfassender optimieren und schneller Entlastung schaffen, als Konzerne.

Welche Prozesse digitalisieren im Personalwesen? Was sind die Vorteile digitaler HR Prozesse?

Große Anreize, das Personalwesen zu digitalisieren ist der "war for talent" und die eigene Mitarbeiterzufriedenheit.

In vielen Feldern können sich Arbeitnehmer*innen häufig das Unternehmen aussuchen. Sind die Recruitingprozesse sperrig und bedeuten Aufwand für die Bewerber*innen, so kann dies abschrecken. Das Recruiting ist meist der erste Kontakt zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer*innen. Bestehen unnötige Bewerbungshürden, verlieren Sie Talente bereits, bevor Sie eine Chance hatten, sie anderweitig von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Ziel sollte eine "nutzerfreundliche" Erfahrung für Bewerber*innen sein. Diese führt digital vom Sichten der Stellenausschreibung über das online onboarding, bis zur ersten vereinfacht erstellten Lohnabrechnung.

Digitale Personalprozesse lohnen sich aber auch für Ihre bestehende Arbeitskräfte. Gerade Ihre Administration wird enorm von schlanken und effizienten Prozessen profitieren. Durch digitale Lösungen lässt sich ein Großteil an Papierchaos und Prozessstau vermeiden. Zettelwirtschaft und Aktenordner werden zu übersichtlich durchsuchbaren digitalen Archiven oder Portalen, die Ihnen auch noch Reminder schicken können. Das beschleunigt Ihre Prozesse. Denn altertümliche Bewerbungsmappen und Lohnabrechnungen durch den Steuerberater erzeugen Aufwand, der sich digital vermeiden lässt.

1| Wie Bewerbungsprozess digital gestalten?

Wie kommen die Kandidat*innen am besten zu Ihnen? Indem Sie über eine authentische und informative Präsenz in den einschlägigen Internetportalen verfügen. Zusätzliche Schritte wie der Weg über Recruiter lassen sich dazu ergänzen, um ein möglichst weites Netz zu spannen.
Am Ende müssen aber Sie dafür sorgen, dass die richtigen Bewerber*innen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Ihre Stellenausschreibung sehen. Auch die anschließende Kommunikation muss zügig und digital erfolgen, sodass Kandidat*innen exakt wissen, was Sie von Ihrem Unternehmen erwarten können.

Die meisten Tools bieten Ihnen zu diesem Zweck eine ganzheitliche Erfahrung für den gesamten Recruitmentprozess. Vom Erstellen der Ausschreibung bis zum Bewerbermanagement. Gerade Join und Taledo heben sich hier mit innovativen Lösungen hervor. Diese erlauben es Ihnen, ohne viel Aufwand kostengünstig auf allen relevanten Plattformen präsent zu sein. Über die direkte Kandidatenkommunikation in der Software können Sie direkt Kontakt aufnehmen und den Status der Bewerbung hinterlegen. Darüber hinaus sind durch diese digitale HR-Lösung alle Personal- & Recruitingprozesse ortsunabhängig jederzeit in der Cloud zugänglich. Vorbei sind auch Excel und Word Dokumente, die auf die neueste Version geprüft werden müssen. Auch Reminder Funktionen oder automatischer Versand von Personaldokumenten werden geboten. So ermöglicht das papierlose Büro im Personalmanagement mehr als nur digitale Dokumentenversionen. Es schafft echte Entlastung, hin zu wertschöpfenderen Tätigkeiten. Mit nur einer Lösung und wenig Aufwand können Sie so Ihren gesamten Recruitment-Prozess in großen Teilen digitalisieren und beschleunigen.

Ein weiterer Tipp ist das digitale kommentieren von Lebensläufen. Wir alle haben schon einmal ein Vorstellungsgespräch erlebt, bei dem ein Bewerber mit einem ganzen Stapel ausgedruckter Lebensläufe auftaucht. Oder Sie haben sich sogar selbst den digitalen CV ausgedruckt. Meist macht sich mindestens einer der Interviewer direkt auf dem Papierlebenslauf Notizen. Der Rest des HR-Teams sieht seine Notizen nie. Wenn Sie immer noch Lebensläufe auf Papier prüfen oder kommentieren, ist die Digitalisierung davon ein guter Tipp für effizientere Prozesse. Die Zentralisierung dieser Datensätze mit einem Bewerberverfolgungssystem ermöglicht es, besser organisiert zu bleiben. Andere Team Mitglieder können Ihre Notizen sogar live im Bewerbungsgespräch auf dem digitalen Dokument mitverfolgen. Später lassen sich Ihre Notizen auf Schlagwörter durchsuchen.

2| Pre- und Onboarding Fahrplan

Sie haben Ihre Wunschkandidaten gefunden? Der Vertrag ist unterschrieben? fantastisch! Gerade jetzt kommt eine wichtige Phase, die einen großen Einfluss auf Bewertungen bei z.B. Kununu haben kann. Der erste Eindruck zählt. Neu Mitarbeiter*innen können vor dem ersten Arbeitstag nicht hängen gelassen werden. Auch nicht unabsichtlich.
Es gilt, direkt nach der Vertragsunterzeichnung die Kommunikation beim onboarding neuer Mitarbeiter aufrecht zu erhalten. So ermöglichen Sie einen möglichst stressfreien Eintritt ins Unternehmen.

Das Preboarding prägt die ersten Erfahrungen in Ihrem Unternehmen und darf daher nicht vernachlässigt werden. Zusätzlich sind auch die Onboarding Phasen in den ersten Arbeitstagen nicht zu unterschätzen. Das Wo, Wann und Wie Ihres Unternehmens muss zu jeder Zeit für neue Mitarbeiter*innen aus dem Onboardingplan erkenntlich sein. Software wie Talmundo oder Elearnio schaffen optisch ansprechende und interaktive Prozesse, die neue Mitarbeiter*innen noch vor dem ersten Tag in Ihr Unternehmen einbinden. Mit individuellen digitalen Trainingskursen und einer onboarding checkliste können Sie direkt zeigen, dass Ihnen die Entwicklung des Personals wichtig ist. Die meisten HR Tools unterstützen Sie bei der Erstellung einer onboarding checkliste. Sie schlagen bekannte Action Points vor oder genieren intelligent aus Ihren Systemdaten Vorschläge. Zusätzlich lassen sich diese Tools natürlich auch für zukünftige Personalentwicklung über tiefergehende Einarbeitungsplänge und Trainings nutzen.

3| Lohnabrechnung online - Gehaltsabrechnung digitalisieren

Die ersten paar Tage sind vorbei, die neuen Mitarbeiter*innen sind glücklich - doch sie arbeiten natürlich nicht umsonst. Die Lohnabrechnung ist weiterhin ein oft umständliches Unterfangen und wahrscheinlich der Prozess, bei dem am meisten Handlungsbedarf aus Digitalisierungssicht besteht. Hierauf hat sich PayFit spezialisiert. Damit werden Sie unterstützt, die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen automatisiert zu erstellen und jederzeit schnell Änderungen an Daten vorzunehmen. Die fertige digitale Lohnabrechnung können Sie dann in Echtzeit in der Vorschau sehen und überprüfen.
Zusätzlich nimmt die online Lohnabrechnung mit PayFit Ihnen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt ab. Neben einer Übersicht aller Steuer- und Beitragszahlungen erhalten Sie eine zentrale Ablage für Ihre relevanten Dokumente. Mit dieser Funktionsfülle können Sie das Thema elektronische Lohnabrechnung ganz entspannt angehen.

Vermeiden Sie zu viele Tools

Generell kann es sich für KMUs auch lohnen, auf eine flexible und ganzheitliche Lösung zurückzugreifen, wenn es um die Prozesse der Lohnabrechnung, Spesenabrechnung, Urlaubs-/Abwesenheitsmanagement und Arbeitszeiterfassung geht. Wenn Sie alles an einem Ort haben, gibt es weniger Fehler bei der Übertragung und zufriedene Mitarbeiter. Gerade bei Themen wie Arbeitszeiterfassung und Schichtplänen kann sonst großes Konfliktpotenzial herrschen, dass Sie mit einer Komplettlösung vermeiden. Sie müssen keine Dateiversionen mehr per E-Mail hin und her schicken und Daten auf die aktuellste Version aktualisieren. Alle ist an einem Ort gebündelt und kann parallel, in Echtzeit, von mehreren Personen bearbeitet werden. Als zusätzlichen Vorteil verhindern Sie so einen Tooloverload, der Ihre Mitarbeiter*innen überfordern könnte.

PayFit bietet außerdem neben der Lohnabrechnung noch ein intuitives HR-Tool. Binden Sie Ihre Mitarbeiter*innen in die Personalprozesse ein und geben Sie Ihnen Kontrolle über einen eigenen Mitarbeiterbereich. Hier können dann z.B. Lohnabrechnungen eingesehen, Arbeitszeiten eingetragen, Auslagen eingereicht und Urlaubsanträge gestellt werden.

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen für die Digitalisierung Ihrer wichtigsten Personalprozesse. Hierbei können Sie sowohl eine schrittweise Lösung für Ihr Unternehmen finden, als auch auf eine Komplettlösung zurückgreifen. In beiden Fällen wird Ihr HR-Alltag und Ihr Personalmanagement effizienter und Sie können den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge legen.