Fallstudie: McMakler

Office-Management und Finanzbuchhaltung profitieren beim Prop-Tech Unternehmen McMakler dank Digitalisierung von Briefpost gleich mehrfach

Erfahren Sie, wie es das Prop-Tech Unternehmen McMakler schafft, seine Mitarbeiter dank Caya von manuellen, routinemäßigen Scan-Tätigkeiten stark zu entlasten. Lesen Sie außerdem, warum dadurch die Customer Experience verbessert wird und warum dadurch besonders die Finanzbuchhaltung durch Automatisierung von zuvor händisch bearbeiteten Prozessen profitiert.

McMakler ist der führende Hybridmakler in Deutschland. Mit seiner eigenen Technologie- und Betriebsplattform ist das Unternehmen Vorreiter bei der Digitalisierung der Immobilienbranche. Seit Beginn konzentriert sich McMakler darauf, sämtliche Prozesse in der Wertschöpfungskette zu digitalisieren und effizienter zugänglich zu machen - dazu zählen sowohl interne Briefpost als auch Auskünfte, Bescheide und dazugehörigen Rechnungen, die McMakler für Immobilienverkäufer anfordert und per Post erhält. Zunächst mussten diese Unterlagen manuell durch ein Team eingescannt werden.

Herausforderung

Als Full-Service Immobiliendienstleister unterstützt McMakler seine Kunden darin, die erforderlichen Bescheide von Behörden anzufordern. “Briefpost fällt unter anderem an, weil wir unserem Versprechen, Verkäufer während des gesamten Verkaufsprozesses zu unterstützen, nachkommen wollen. Ein dediziertes Team empfängt die Bescheide, Auskünfte und Rechnungen von Gemeinden, die fast ausschließlich per Post geschickt werden.” sagt Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler. Er ergänzt: “Diese Unterlagen wurden bisher eingescannt, was viel Zeit und Nerven kostete.”

Als mit dem Ausbruch der Pandemie eine Vielzahl der Mitarbeiter aus dem Homeoffice zu arbeiten begann, wurde McMakler vor eine weitere Herausforderung gestellt. „Denn die Mitarbeiter benötigen im Alltag Zugriff auf die täglich eintreffende Post, um ihren Job auszuüben“, wie Raphael Thelen begründet. Dies galt für verschiedene Abteilungen, etwa das Dokumententeam, die Rechtsabteilung, die Finanzbuchhaltung und die Personalabteilung.

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''Erhält eine Vielzahl an Auskünften, Bescheiden und Rechnungen von Gemeinden per Post.''

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Anforderungen

Bei der Evaluierung eines passenden Partners für die Digitalisierung der Briefpost stieß McMakler schnell auf Caya. Caya bietet neben der Digitalisierung der Briefpost mit dem Caya Document Cockpit außerdem ein smartes Dokumenten-Management-System an. Die Anbindung von mehr als 30 Software-Lösungen an Caya, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, lieferte zusätzliche Argumente. Die Anbindung von digitalisierter Post an Buchhaltungstools sollte bei McMakler eine weitere Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse bieten und diese spürbar beschleunigen. Ziel sollte sein, dass nur noch kontrolliert statt eingetippt wird. Caya liest Rechnungsinformationen per OCR-Scan aus und fügt Daten automatisch in die Inputfelder verschiedener Buchhaltungstools ein.

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Lösung

“Aus der Not haben wir dann eine Tugend gemacht“, berichtet Raphael Thelen über den Beginn der Corona-Krise. Das bedeutet: McMakler beschleunigte das geplante Projekt und testete es erfolgreich. Die agile Belegschaft war sofort imstande, autark zu arbeiten. Seitdem lässt McMakler die Post von Caya abholen, um sie in einem der modernen Scancenter digitalisieren zu lassen. Das Ergebnis: „Am gleichen Tag stehen die Dokumente, inklusive ihrer jeweiligen Briefumschläge, in einem digitalen Briefkasten bereit“, so Raphael Thelen. Mitarbeiter aus dem Office-Management ordnen diese den zuständigen Abteilungen zu. Diese können dann die Post als PDFs direkt bearbeiten. Darüber hinaus hat McMakler Caya über eine Schnittstelle mit dem Buchhaltungstool CANDIS verknüpft. Hiermit werden relevante Belege automatisch in die Buchhaltungslösung importiert. Dadurch müssen Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung die Informationen lediglich kontrollieren, statt selber eintippen. Durch ein weiteres, angebundenes Tool werden die Rechnungen bis zur Zahlung gebracht. Hier wird das Rechnungswesentool DATEV verwendet. Die verknüpfte Lösung importiert die Belege, sodass diese bezahlt und verbucht werden können.

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''Starke Zeitersparnis durch die Verknüpfung von digitalisierter Briefpost mit CANDIS und DATEV''

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Ergebnis

Durch die Postdigitalisierung mit Caya und die komplette Digitalisierung der weiteren Abläufe wird insbesondere das Office-Management entlastet, aber auch das Dokumententeam und die Finanzabteilung müssen sich nicht mehr mit manuellen Routinetätigkeiten befassen. Da durch die fehlenden Medienbrüche Fehler vermieden werden und sich die Durchlaufzeit der Dokumente verkürzt, wurde außerdem die Servicequalität verbessert. Dies hat wiederum einen positiven Einfluss auf die Customer Experience.

Entlang der gesamten Supply Chain sind bereits zahlreiche Prozesse digitalisiert. Dazu gehören das Forderungs- und Mahnwesen. Vorkontakte werden mittels Videocalls qualifiziert, die Immobilienbewertung erfolgt mithilfe von Datenpools, Algorithmen und Machine Learning und die Vermarktung einschließlich Optimierung zeitlicher Ressourcen über Immobilienportale. Die Nutzung von Caya hilft McMakler, durch höhere Digitalisierung die eigene Effizienz zu steigern.

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