Dokumenten­management für KMU: Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung

Wie optimieren Sie Ihr bestehendes DMS und schöpfen vorhandene Potentiale eingebauter Funktionen besser aus? Unser Artikel zeigt, wie Sie konsequent Dokumente digitalisieren, diese an einem Ort bündeln und Ihr DMS von einer reinen Dateiablage in einen smarten Prozessassistenten umwandeln.

Unterwegs zum Geschäftsmeeting Informationen aus dem Archiv einsehen? Vom Homeoffice Zugang zu allen relevanten Dokumenten haben? Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) machen dies ganz selbstverständlich möglich. Ein DMS versetzt Sie auch in die Lage, über den Webbrowser und ohne zusätzliche Softwareinstallation ortsunabhängig und zu jeder Zeit auf alle digitale Dokumente zuzugreifen - revisionssicher und übersichtlich. Wir zeigen auf, wie Sie ein (neues) DMS erfolgreich einführen können. Außerdem sollen die folgenden Zeilen für alle DMS-Nutzer darüber hinaus weitere Tipps und Ideen zur effizienteren Nutzung sowie zur Umwandlung Ihres CMS von einer reinen Dateiablage zur Archivierung zu einem Startpunkt automatisierter Prozesse geben.

Nach einer Studie der Delphi Group verbringen 66% der Wissens- / Büroarbeiter 15% des Arbeitsalltags damit, Informationen zu suchen, während ca. 1/3 von ihnen angibt, sogar 25% der Arbeitszeit für Suchen aufwenden zu müssen. Mit dem entsprechenden DMS Setup lässt sich das Auffinden von Informationen stark verbessern.

Beim Dokumentenmanagement stehen Unternehmen meist vor 2 großen Herausforderungen.
Die erste Herausforderung stellen papierbasierte Prozesse dar. Hier herrscht oft ein Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Ob Aktenschrank oder Ablage, ob Headquarter oder Homeoffice: Schneller, ortsunabhängiger Zugriff zu Unterlagen sollte gewährleistet sein und ein System oder eine Funktion sollte vorliegen, dass Unterlagen zu relevanten Themen schnell gefunden werden.

Die zweite Herausforderung stellt den Umgang mit digitalisierten Dokumenten dar. Die digitale Auffindbarkeit von Informationen wird meist dadurch erschwert, dass benötigte Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem oder auf Rechnern von Mitarbeitern liegen.

Durch entsprechend gesetzte digitale Workflows übernimmt ein DMS in vielen Bereichen automatisiert die Wissensverteilung und die Klassifizierung von Informationen. Erfahren Sie, wie Sie repetitive Administrationsaufgaben mit den richtigen Prozessen innerhalb eines DMS reduzieren und Freiraum für wichtigere Tätigkeiten schaffen.

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Nicht nur übersichtlich: Ein DMS sichert auch ab

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Bevor wir zu Empfehlungen in der Anwendung für ein Dokumentenverwaltungssystem kommen: Ein kurzer Check, dass die Grundlagen für die empfohlenen, gesetzlichen Administrationsprozesse des Dokumentenmanagements stimmig sind.

Für die revisionssichere Archivierung ist es wichtig, dass Daten als Dokumente fixiert werden. Das bedeutet, dass Dokumente vor einer Revision (Abänderung) geschützt und manipulationssicher, im Sinne der Compliance sind.

Generell sollten Sie für Ihre Dokumentenablage nach der BMF Verwaltungsanweisung GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, vormals GoBS und GDPdU ) verfahren. Die 4 Grundsätze für GoBD-konformes Handeln umfassen Vollständigkeit, Richtigkeit sowie Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten. Wenn Sie mehr zum Thema erfahren möchten, schauen Sie sich unseren Artikel, inklusive Checkliste an, ob Sie selbst GoBD konform arbeiten. Das Caya Document Cockpit selbst ist gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD revisionssicher.

Dokumentenmanagement (oft auch als Enterprise-Content-Management oder ECM bezeichnet) ermöglicht es, auch aufgrund der genannten revisionssicheren Prozesse, Informationen effizient zur Verfügung zu stellen, ohne die Notwendigkeit der Vervielfältigung als Ausdruck in Papierform oder als Kopie in Dateiform.

Wie schöpfen Sie DMS-Potentiale nun Schritt für Schritt aus? Folgende Schritte sollen Inspiration geben.

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Schritt 1:

Dokumente digitalisieren

Dokumente können in ganz unterschiedlichen Systemen entstehen und bestehen. Nicht jeder mag Zugang dazu haben. So sind später im Prozess involvierte Personen ggf. nicht bei der ursprünglichen Mail, mit angehangenem Dokument, in CC gewesen und müssen umständlich nachfragen. Legen Sie daher ihre Dokumente nach Möglichkeit im DMS ab.

Ein Schritt, der in den Prozessketten des Dokumentenmanagements meist am Anfang steht, ist die Briefpost. Haben Sie vielleicht schon mal eine Rechnung nicht bezahlen können, da die IBAN falsch abgetippt wurde und haben den Brief dazu gesucht? Caya digitalisiert Ihren Posteingang. Dazu leiten wir Ihre Post in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem unserer Scancenter um und digitalisieren Ihre Post in einem hochautomatisierten Verfahren. Die Digitalisierung des eigenen Posteingangs hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess zu bringen und beschleunigt die Bearbeitung. Was das Beispiel der gerade genannten Rechnung angeht: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Scan-Prozess sorgt dafür, dass Dokumente entsprechend automatisch klassifiziert und ausgelesen werden. Eine Rechnung wird auch als solche erkannt und automatisch getaggt. Außerdem können Rechnungsdaten ausgelesen und über Integrationen in entsprechende Buchhaltungstools automatisch übertragen werden.

Mit der Digitalisierung bestehender Dokumente und durch automatisches Einpflegen zuvor analoger Dokumenten ins DMS setzen sie den ersten, wichtigen Schritt zu einem effizienten Wissensmanagement.

Schritt 2: ‍

Dokumente strukturiert archivieren

‍Damit sich Dokumente im DMS leicht finden lassen sollten Sie 2 Standards definieren. Die einheitliche Benennung von Ordnern und die Benennung von Dateien. Auf dem Desktop hilft die eigene Dateibenennung vielleicht der jeweiligen Person - in der Cloud müssen alle die Benennung verstehen. Die logische Benennung von Ordnerstrukturen hilft auch Personen, die nur partiell in bestimmte Themen involviert sind, die entsprechenden Dokumente zu finden. Durch eine einheitliche Benennung von Dateinamen lassen sich Dateien darüber hinaus über Kriterien in Ordnern Sortieren und Filtern. Außerdem können Sie durch mit relevanten Schlüsselwörtern benannte Dateien über die Suchfunktion leichter direkt an die gewünschte Datei gelangen.

Schritt 3:

‍Datenströme im Dokumenten­verwaltungs­system bündeln & Datensilos aufbrechen

Geschäftsinformationen entstehen meist in IT-Systemen, wie im Kunden-Management-System (CRM), in der Finanzbuchhaltung (ERP), in E-Mail-Systemen, der eigenen Internet-Präsenz oder auch via Briefpost. Nicht jeder Mitarbeiter hat Zugang zu allen unterschiedlichen Systemen oder Dokumenten. Sorgen Sie dafür, dass Informationen entweder automatisch im DMS hinzugefügt werden oder dass Sie Prozesse implementieren, die diese Vorgehensweise zum Standard machen. So brechen Sie Datensilos auf und skalieren Ihr Wissensmanagement.

Schritt 4:

‍Prozesse im DMS automatisieren

Wer alltägliche Aufgaben mittels DMS erledigen will, sollte als Ziel haben, manuelle und papierbasierte Arbeitsschritte durch digitale, automatisierte Workflows abzulösen. Dadurch wird ein DMS vom Status der reinen Dokumentenablage zur Archivierung in den Status eines smarten Katalysators für Ihre Prozesse gehoben. Einmal eingestellt, laufen viele Prozesse größtenteils automatisch ab. Ein Beispiel ist die Anbindung von Buchhaltsungstools an Caya. Per Post eingehende Rechnungen können eingelesen und per Schnittstelle automatisch in die Masken der entsprechenden Tools eingefügt werden. Es muss meist nur noch kontrolliert und bestätigt werden. Administrative Aufgaben, wie das Abtippen entfallen. Auch können Rechnungen mit wenigen Klicks online aus dem Caya-Account heraus bezahlt werden. Die Bezahlung erfolgt als SEPA-Überweisung direkt von Ihrem Konto.

Ein DMS bietet daher durch Digitalisierung von zuvor papierbasierten Prozessen Möglichkeiten, Prozessschritte automatisiert zu veranlassen und diese skalierbar umzusetzen. Inventarisieren Sie, welche betreffenden Prozesse sich bei Ihnen in automatische Workflows leiten lassen.

Schritt 5:

Produkttraining & Funktionsumfang nutzen

‍Viele Softwareunternehmen bieten ab einer bestimmten Größe neben FAQs und umfangreichen Anleitungen auch einen dedizierten Ansprechpartner zum Support an. Dabei geht es nicht nur um Troubleshooting, sondern vielmehr darum, Softwarefunktionen kennenzulernen und zum eigenen Vorteil so effektiv und effizient wie möglich zu nutzen. Oft ist es möglich, Prozesse in weniger Tools als gedacht zu bündeln, da der große Umfang an Features oft nicht bekannt ist und Tools sich im Funktionsumfang überschneiden. Je mehr Sie Informationen in weniger Tools bündeln, desto größer oft die Möglichkeiten, mehrere Aktionen/Prozesse damit umzusetzen, da entsprechende Tools mehr Daten zur Verfügung haben. Support ist vor allem in der Implementierungsphase von neuer Software relevant. Neben dem kostenfreien GoBD Fragebogen bietet Caya, ab einem bestimmten Subscription-Tarif, auch speziellen Support zur GoBD konformen Nutzung an.

Haben Ihnen die genannten Tipps zur effizienten DMS-Nutzung und Dokumentendigitalisierung Inspirationen geliefert?