DMS Tips
Effiziente Beschaffungsprozesse durch intelligente Dokumentenverarbeitung
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zahlreiche Unternehmensbereiche transformiert – so auch den Beschaffungsprozess. Während traditionelle Methoden oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind, ermöglicht die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eine effiziente und automatisierte Handhabung von Bestellungen, Rechnungen und Verträgen. Doch wie funktioniert das genau, und welche Vorteile bringt diese Technologie für Unternehmen?
Die Herausforderungen manueller Beschaffungsprozesse
Viele Unternehmen setzen noch immer auf manuelle oder teilautomatisierte Prozesse in der Beschaffung. Typische Probleme sind:
- Papierbasierte Dokumente: Hoher Verwaltungsaufwand und Risiko von Dokumentenverlust.
- Manuelle Dateneingabe: Fehleranfällig und zeitaufwendig.
- Intransparente Prozesse: Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen.
- Langsame Verarbeitung: Verzögerungen durch Genehmigungsprozesse und Medienbrüche.
Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?
IDV kombiniert moderne Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und Machine Learning, um Dokumente automatisch zu erfassen, zu analysieren und zu verarbeiten. Der Prozess läuft in der Regel folgendermaßen ab:
- Digitale Erfassung: Dokumente werden gescannt, per E-Mail empfangen oder direkt aus ERP- und DMS-Systemen übernommen.
- Automatische Texterkennung: OCR-Technologie extrahiert relevante Informationen (z. B. Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag).
- Intelligente Verarbeitung: Künstliche Intelligenz kategorisiert Dokumente, gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie in den passenden Workflow ein.
- Integration in bestehende Systeme: Automatische Übergabe der Daten an ERP-, Buchhaltungs- oder Einkaufssysteme.
- Archivierung & Compliance: Revisionssichere Speicherung der Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben.
Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung in der Beschaffung
Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen:
- Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen.
- Reduzierung von Fehlern: Weniger manuelle Eingaben minimieren das Risiko von Tippfehlern oder Doppelbuchungen.
- Kostenreduktion: Effizientere Prozesse senken administrative Kosten.
- Bessere Transparenz: Lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit.
- Erhöhte Compliance: Automatische Prüfung und revisionssichere Archivierung.
Praxisbeispiel: Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Ein Unternehmen erhält täglich eine Vielzahl von Dokumenten von verschiedenen Lieferanten. Ohne eine intelligente Lösung müssen diese manuell geprüft, genehmigt und in das ERP-System übertragen werden. Mit IDP-Lösungen hingegen läuft der Prozess automatisch:
- Dokumente, egal ob Rechnung, Vertrag oder Quittung, werden digital erfasst, kategorisiert und ausgelesen.
- Relevante Daten wie Artikelnummer, Lieferantendaten und Verwendungszweck werden mittels KI extrahiert und anschließend validiert.
- Diese Daten werden dann automatisch ins ERP-System übertragen.
Fazit
Die intelligente Dokumentenverarbeitung revolutioniert den Beschaffungsprozess, indem sie Automatisierung, Effizienz und Transparenz erhöht. Unternehmen wie Caya, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von schnelleren Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Compliance-Sicherheit. In einer zunehmend digitalen Welt wird IDP daher zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Beschaffungsstrategien.
