Original notwendig oder reicht Scan? Beispiele von am häufigsten nachgefragten Dokumentenarten

Viele fragen sich, welche Dokumente sie im Original aufbewahren müssen, oder ob ein Scan ausreicht. Hier finden Sie Informationen zu den am häufigsten nachgefragten Dokumentenkategorien.

Beispiel behördliche Briefe:

Um den Unterschied und die Relevanz von Originaldokumenten im Vergleich zu Scans zu verstehen, ist es zunächst wichtig, den Unterschied von Schriftform und Textform zu erklären. Gemäß. §126 Abs. 1 BGB, bedeutet Schriftform dass mit dem eigenen Namen eigenhändig auf Papier unter dem Text geschrieben werden muss. In Abs. 3 heißt es bezüglich Schriftform Definition BgB darüber hinaus: Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.

Die Textform schreibt lediglich vor, dass Inhalte in einem Schriftstück dauerhaft abrufbar sein müssen und dass zu erkennbar ist, von wem die Inhalte stammen. Eine PDF-Datei ein Scan wäre dementsprechend eine Lösung, die das abdeckt, was im Bereich der Textform vorgeschrieben ist. Papier zu bedrucken ist nicht nötig, wenn man von der Textform spricht. Das erleichtert den Weg zum papierlosen Büro.

Darüber hinaus können zahlreiche behördlichen Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt worden sind, einfach digital aufbewahrt werden. Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz, ausnahmsweise die Möglichkeit die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, so dass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist. Unten stehend listen wir weitere Beispiele zur Notwendigkeit von Originalen auf.

Beispiel Wohnungsmietvertrag: Original oder Kopie 🏘️📝

Welche Dokumente kann ich als Scan vorlegen? Für den Mietvertrag über eine Wohnung sieht das Gesetz keine zwingende Schriftform vor. Er muss also nicht ausgedruckt und unterschrieben sein. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben werden. Falls nicht, gilt er aber trotzdem gem. § 550 BGB, jedoch für unbestimmte Zeit.

Trotzdem werden die meisten Menschen einen schriftlichen Mietvertrag haben. Aus dem Grund, dass man so Bedingungen des Mietvertrages in einem Streitfall leichter nachweisen kann. Es ist zulässig einen Mietvertrag einzuscannen und diesen Scan als Dokument vorzulegen. Es ist auch keine Urkundenverfälschung oder Veränderung, die strafrechtlich relevant sein könnte (§§ 267 ff. Strafgesetzbuch), weil sie eine echte Urkunde nicht verfälschen und diese auch nicht zur Täuschung im Rechtsverkehr benutzen wollen.

Wenn Sie sich z. B. über ein Mietverhältnis im Prozess vor Gericht auseinandersetzen (etwa über die Zulässigkeit einer Mieterhöhung), können Sie daher eine digitale Kopie als Anlage zu einem Schriftsatz bei Gericht einreichen. Nur wenn der Vermieter im Prozess bestreitet, dass es der richtige Mietvertrag sei oder dort etwas anderes drinstehe, müssten Sie die Originalurkunde (Ihr unterschriebenes Exemplar) heraussuchen und diese mit zu Gericht bringen, damit der Richter und der Vermieter diese in Augenschein nehmen können. Falls dann immer noch Zweifel bestehen, würde eine Handschriftengutachten der Unterschriften benötigt werden.

Beispiel Geburtsurkunde Original oder Kopie

Ein weiteres vermutlich sehr seltenes Beispiel ist der Umgang mit Geburtsurkunden. Diese werden typischerweise im Original immer im Standesamt belassen und man selbst benötigt nur eine amtlich beglaubigte Abschrift der Geburtsurkunde. Etwa zur Anmeldung zur Eheschließung. Die beglaubigte Abschrift des Originaldokuments bekommen Sie zugeschickt oder müssen sie abholen. Auch diese dürfen Sie einscannen, etwa um für sich eine Kopie zu haben. Aber vorlegen müssen Sie die Abschrift im Original. Allerdings kommen relevante Fälle, wie die Anmeldung zur Eheschließung, meist recht selten vor.

Beispiel Diplome und Zeugnisse

Diplomen oder Zeugnissen können ebenfalls einfach eingescannt werden und bei Bewerbungen zunächst als Datei beigefügt werden. Erst bei Abschluss des Arbeitsvertrages wollen ggf. einige Arbeitgeber die Originale in Augenschein nehmen. Dies kommt jedoch immer seltener vor. Digitale Bewerbungsunterlagen sind meist ausreichend, da sie für die Personalabteilung die Administration bei digitalen Bewerbungsprozessen erleichtern und selten in ihrer Echtheit angezweifelt werden müssen.

Beispiel geschäftliche Belege oder Unterlagen 🧾

Anders als mit Zeugnissen oder Diplomen verhält es sich noch mit geschäftlichen Belegen und Unterlagen. Wenn Sie Unternehmer sind und eine Rechnung per Post bekommen, müssen Sie diese bis zu zehn Jahre im Original aufbewahren. Sie können diese aber auch als Scan für das Finanzamt zur Verfügung stellen. Erst bei einer Belegprüfung (Steuerprüfung) können die Originaldokumente verlangt werden. Und diese Prüfung ist mit mehreren Wochen Vorlauf anzusetzen, sodass Sie alle Belege anfordern könnten.

Was bedeutet ersetzendes Scannen? ☑️

Das ersetzende Scannen beschreibt die digitale Erfassung von Papierbelegen im Dokumentenmanagement zur Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des entstandenen elektronischen Abbildes (z. B. Scan / PDF). Inklusive der anschließenden Vernichtung des originalen Belegs. Beim ersetzenden Scannen lassen sich Unterlagen in elektronischer Form statt in Papierform archivieren. 3 Schritte definieren ersetzendes Scannen: Erfassen, Archivieren und Vernichten. Sie beschreiben den Prozess der Belegverwaltung.

Primär wird durch ein elektronisches Belegarchiv Platz gespart. Oft lassen sich digitalisierte Dokumente zusätzlich auch mithilfe von Volltextsuche durchsuchen oder mit Tags versehen. Schnelleres Auffinden von Informationen und ortsunabhängiger Dokumentenzugriff werden so erst möglich. Diese Möglichkeiten bieten Ihnen auch die Caya Document Cockpit für Ihre digitalisierten Dokumente.

Die Digitalisierung von Belegen unterliegt darüber hinaus bestimmten Vorschriften, die zu beachten sind. Geregelt wird dies über die ,,Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Kurz GoBD. Diese BMF Verwaltungsanweisung legt fest, wie steuerrelevante Belege und Rechnungen erfasst, verarbeitet und gespeichert werden sollen.

Prinzipiell gilt für eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss. Im Fachjargon wird Dokumentenmanagement, das den GoBD-Kriterien entspricht, auch als revisionssichere Ablage bezeichnet. Übrigens: Caya ist GoBD zertifiziert. Beim GoBD konformen Arbeiten und der Nutzung GoBD konformer Tools lässt sich ordnungsgemäße Buchführung im Fall von Prüfungen deutlich leichter belegen.

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Quelle:
https://www.kanzlei-vellante.de/blog/ersetzendes-scannen-so-geht-es-richtig.html

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