Wie Sie Ihren Posteingang in 5 Schritten automatisieren

Ein überfüllter Posteingang kann die Produktivität stark beeinträchtigen. Die manuelle Verarbeitung von Briefen, E-Mails und Anhängen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Lösung liegt in der Automatisierung. Durch den Einsatz moderner Technologien wie Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) lassen sich Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Reaktionszeiten verkürzen und Fehler minimieren.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang in fünf Schritten automatisieren können.

1. Dokumente zentral bündeln

Statt an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Quellen nach Dokumenten zu suchen – zentralisieren Sie die Verwaltung all Ihrer Dokumente an einem einzigen Ort. Der erste Schritt zur Automatisierung besteht also darin, eine zentrale Plattform für alle eingehenden Dokumente zu schaffen. Dabei kann eine digitale Posteingangslösung wie Caya helfen, die verschiedene Dokumententypen, wie E-Mails oder gescannte physische Dokumente, erfasst und in einem Posteingang zur Verfügung stellt. Dies reduziert die Notwendigkeit einer manuellen Ablage und erleichtert die Suche nach und den Zugriff auf wichtige Informationen.

2. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) einsetzen

IDP-Technologie ermöglicht die automatisierte Analyse, Klassifikation und Übertragung von Dokumenten. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz und OCR lassen sich relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Absender oder Zahlungsfrist extrahieren und in genutzte Programme zur Weiterverarbeitung übertragen werden.

Beispiel: Eine per E-Mail eingegangene Rechnung wird automatisch erkannt und klassifiziert, relevante Daten werden extrahiert und nach der Validation an DATEV Unternehmen online weitergeleitet.

3. Regeln und Workflows für Dokumente definieren

Sobald alle Dokumente digital verfügbar sind, können Regeln für deren Verarbeitung erstellt werden. Zum Beispiel:

Automatische Klassifizierung: E-Mail, gescannte Briefe und Dokumente werden basierend auf zum Beispiel Absender, Betreff oder Inhalt automatisch kategorisiert und mit passenden Tags versehen.

Weiterleitungsregeln: Bestimmte Dokumente können direkt an zuständige Abteilungen, Mitarbeitende oder externe Software weitergeleitet werden. 

Beispiel: Ein eingehendes Dokument wird als “Rechnung” erkannt und deswegen automatisch mit der Abteilung Buchhaltung geteilt.

Fristenmanagement: Erinnerungen für wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Vertragsverlängerungen können automatisiert werden.

Tipp: Durch die Festlegung klarer Prozesse lassen sich manuelle Eingriffe reduzieren und eine gleichbleibende Bearbeitungsqualität sicherstellen.

4. Integration in bestehende Systeme

Damit die Automatisierung effizient funktioniert, sollte der digitale Posteingang mit bestehenden Anwendungen synchronisiert werden. Viele IDP-Lösungen wie Caya bieten Integrationen mit Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder Cloud-Speichern.

Beispiel: Eine digitalisierte Rechnung kann automatisch an ein Buchhaltungssystem weitergeleitet und verbucht werden, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.

5. Sicherheit und Compliance beachten

Bei der Automatisierung des Posteingangs spielt auch die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Unternehmen und Einzelpersonen müssen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.

Zugriffsrechte verwalten: Definieren Sie klare Berechtigungen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Verschlüsselung und sichere Speicherung: Nutzen Sie sichere Cloud-Dienste, um sensible Daten zu schützen.

Automatische Backups und Wiederherstellung: Stellen Sie sicher, dass Dokumente regelmäßig gesichert werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Achten Sie darauf, dass Ihre Dokumentenverwaltung DSGVO-konform und auf branchenspezifische Regularien abgestimmt ist.

Tipp: Wählen Sie eine Lösung, die Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder andere relevante Zertifizierungen erfüllt, um einen zuverlässigen Schutz Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Fazit: Mehr Effizienz durch einen automatisierten Posteingang

Durch den Einsatz intelligenter Technologien lässt sich der Posteingang effizient verwalten. Intelligente Dokumentenverarbeitung und Automatisierungstools wie Caya ermöglichen eine strukturierte und fehlerfreie Verarbeitung von Dokumenten. Dies führt zu einer optimierten Arbeitsweise und einer Verringerung manueller Tätigkeiten.

Tipp zum Einstieg: Beginnen Sie mit kleinen Automatisierungsschritten und erweitern Sie diese schrittweise, um eine nachhaltige Verbesserung der Abläufe zu erreichen.

Mehr erfahren