Welche internen Prozesse digitalisieren als KMU?

Genug von endlosem Papierkram und monotonen Abläufen, die Zeit rauben aber kaum Mehrwert generieren? Dann wird es Zeit, als KMU Prozesse intern zu digitalisieren. Wir erklären, welche Prozesse ein Startpunkt zur digitalen Transformation sein können und was es dabei zu beachten gilt.

Viele mittelständische Unternehmen haben immer noch mit analogen Arbeitsschritten zu kämpfen. Diese kosten viel Zeit. Oft ist auch vielen nicht bewusst, dass die Digitalisierung dieser Prozesse die Effizienz des Unternehmens immens steigern können. Auch wenn die digitale Transformation voranschreitet, gehören zu Abläufen in kleinen und mittleren Unternehmen oft noch lästiger und überflüssiger Papierkram. Inklusive dem Kopieren von Dokumenten oder auch dem Öffnen von Briefpost. Eine Digitalisierung solcher Unternehmensprozesse kann viel Entlastung bringen.

Warum Prozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung und die Arbeit in der Cloud bringt viele Vorteile: Prozesse digitalisieren bedeutet, Zeit und Kosten zu sparen, weniger Chaos im Büro zu haben und vor allem Optimierungspotenzial aufzudecken. Sich wiederholende Tasks sind dank digitaler Geschäftsprozesse schnell und einfach erledigt – und auch sicherer. Denn menschliche Fehlerquellen lassen sich reduzieren und es gibt nur eine digitale “Single-Source-of-Truth”: Liegt ein Dokument in der Cloud, gibt es keine Duplikate und veraltete Versionen mehr. Das Dokumentenmanagement in der Cloud ist außerdem für Remote Work wichtig. So können Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Die Digitalisierung bringt also Effizienz, mehr Überblick und Transparenz für alle Branchen. Durch Prozessoptimierungen können Mitarbeiter die gewonnene Zeit nutzen, um wichtigen, wertschöpfenden Tätigkeiten nachzugehen.

Was sind digitale Geschäftsprozesse?

Prozesse sind grundsätzlich Teil eines jeden Unternehmens und beschreiben logisch zusammenhängende Aufgaben und Arbeitsschritte. Nach der ISO 9001 Norm müssen Unternehmen prozessorientiert und abteilungsübergreifend arbeiten, um Qualität sicherzustellen. Indem Unternehmen analoge Prozesse digitalisieren und Workflows automatisieren, erhalten sie digitale Geschäftsprozesse. Eine Prozessdigitalisierung unterstützt die tägliche Arbeit und das Management und ermöglicht ein digitales und ortsunabhängiges Arbeiten.

Beispiele digitaler Prozesse, die wirklich entlasten, hat uns zum Beispiel der Immobiliendienstleister McMakler im Interview verraten. Das Unternehmen digitalisiert mit Caya seine Briefpost und hat passende Tools wie Buchhaltungssoftware verknüpft. Dadurch müssen Rechnungen nicht mehr manuell durch Mitarbeiter eingescannt oder eingepflegt werden, sondern werden ausgelesen und automatisch in die Software übernommen. Durch diese Automatisierung gewinnen die Mitarbeiter deutlich mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Prozessmanagement - strategisch und operativ

Digitale Geschäftsprozesse sind aber nicht die einzige Stellschraube, auf dem Weg zum effizienten papierlosen Büro. Die passenden Tools wie smarte Software und die Cloud helfen zwar dabei, digitaler zu arbeiten. Doch im gleichen Zug müssen KMU auch sicherstellen, prozessorientiert zu denken. Zu jedem erfolgreichen Unternehmen gehört effektives Prozessmanagement daher dazu. Nur so kann Effizienz gesteigert werden. Das Management sollte auch hinterfragen: Welche Prozessschritte und Workflows sind wirklich nötig? Oder welche Stakeholder müssen wann und wo involviert werden?

Welche Prozesse digitalisieren als KMU?

Eine sinnvolle Digitalisierung geht für kleine und mittlere Unternehmen nicht ohne die Frage: Welche Prozesse digitalisieren und automatisieren? Damit Produktivität gefördert wird, bieten sich vor allem manuelle Routineaufgaben an, die Teams sonst monoton und aufwändig bearbeiten müssen.

Mit der Digitalisierung von monotonen Aufgaben gehen auch Optimierungen im Bereich Lean Managment einher. Diese Methodik befasst sich im Kern mit der möglichst verschwendungsfreien Nutzung von Unternehmensressourcen. Beispielsweise mittels der Wertstromanalyse lassen sich Prozesse kartographieren und besser priorisieren.

Geschäftsprozesse zu digitalisieren bietet sich immer dann an, wenn die Effizienz gesteigert und Mitarbeiter zufriedener ihren eigentlichen Aufgaben nachgehen können. In diesen Bereichen lassen sich zum Beispiel sehr gut automatische Tasks erstellen:

HR Prozesse digitalisieren

Digitale HR Prozesse können z. B. beim Recruiting oder der Mitarbeiterführung unterstützen. Aber auch digitale Urlaubsanträge sorgen mit dem passenden Tool für nahtlose und zufriedenstellende Workflows, weil es einfach und schnell funktioniert. Vor allem ortsunabhängig und automatisierbar. Im besten Fall bekommen Mitarbeiter automatisch Rückmeldung.

Digitales Mitarbeiter Onboarding

Ein Mitarbeiter Onboarding ist für einen schnellen und effektiven Einstieg essenziell. Viele Unternehmen haken hier noch analog ihre Checklisten ab – und vergessen dabei wichtige Einzelheiten wie Hardware, Zugänge oder den Büro-Rundgang. Digitale Onboarding-Prozesse lassen hier viel weniger Raum für Fehler. Unter anderem durch automatisierte Erinnerungen. Spezialisierte Software wie Talmundo oder Elearnio kann KMU bei der Digitalisierung des Onboardings unter die Arme greifen. Alternativ lassen sich reproduzierbare Onboarding-Workflows mit Remindern in Projektmanagementtools anlegen. Hier muss zu Beginn allerdings alles manuell erstellt werden.

Briefpost digitalisieren

Ob Rechnung oder Bescheide vom Amt: Durch Briefpost sind viele KMU noch weit von einem papierlosen Büro entfernt. Das muss nicht sein. Posteingangsprozesse können digital und effizient verbessert werden. Wie beim Immobiliendienstleister McMakler. Das Unternehmen hat mit uns über seine Erfahrungen mit der digitalen Briefpost gesprochen.

Digitalisierte Briefpost ist auch hier wieder ein Grundstein für weitere, anschließende Prozesse. Werden Inhalte aus postalisch empfangenen Rechnungen ausgelesen und automatisch in Finanzbuchhaltungssoftware übertragen, funktioniert dieser Prozess deutlich schneller. Auch menschliche Fehlerquellen beim Abtippen werden reduziert.

Projektmanagement optimieren

Auch beim Thema Projektmanagementtechniken können KMU von einer Prozessdigitalisierung und passenden Tools profitieren. Die richtige Software für agile oder klassische Methoden nimmt viel Arbeit ab.

ERP zur Planung von Geschäftsprozessen

Das wohl bekannteste digitale Programm zum Management von Geschäftsprozessen ist ein ERP-System: ein Enterprise Ressource Planning System. Über alle Abteilungen hinweg können Informationen zu den Ressourcen wie Materialien oder auch Personal ausgetauscht und organisiert werden. ERP-Programme sind mächtige Systeme, deren Anschaffung einiges an Planung voraussetzt. Wir empfehlen hier zu prüfen: Welchen Funktionsumfang brauchen KMU zum Start? Was sind die Anforderungen? Um flexibel auf neue Bedürfnisse zu reagieren, bietet sich oft ein Best-of-Breed-Ansatz an. Unternehmen setzen für einzelne Prozesse auf spezifische, professionelle Tools am Markt – und integrieren diese modular in die bestehende System-Landschaft.

Zahlungswesen und Buchhaltung digitalisieren

Bei wiederkehrenden Geschäftsprozessen kommt die Finanzbuchhaltung schnell in den Sinn. Hier können KMU besonders gut Zeit und Kosten sparen. Denn durch smarte Tools für Online-Buchführung gelingt das Digitalisieren von Cashflow-Prozessen zuverlässig und automatisch.

Bessere digitale Kundenbeziehungen mit CRM-Systemen

Kunden wollen eine persönliche, schnelle Betreuung und vor allem nahtlose Erfahrung mit Unternehmen und dem Kundenservice. Um Kundenakquise oder Vertrieb bestmöglich zu unterstützen, sollten KMU auf Software für CRM, also Customer Relationship Management setzen. Das erleichtert die Arbeit mit Kundendaten. Kein langes Suchen in E-Mail-Verläufen oder Chat-Tools mehr: Alle wichtigen Informationen sind an einem zentralen Ort vereint und auch remote für jeden Mitarbeiter zugänglich.

Digitale Angebotserstellung

Auch bei der Angebotserstellung können Unternehmen die eigene Effizienz steigern. Ohne digitale Prozesse müssen Preise oft umständlich kalkuliert und Kundeninformationen zusammengesucht werden. Und das obwohl Kunden ihr Angebot am liebsten sofort haben wollen. Ein digitales Angebotsmanagement kann stattdessen schneller und zufriedenstellende Ergebnisse liefern und so womöglich zu mehr Kunden führen.

Insgesamt sollten KMU bei der Prozessdigitalisierung mit Abläufen starten, die weit vorne in der Prozesskette stehen. Dazu zählen zum Beispiel die Briefpost oder auch die Pflege von Kundendaten im CRM. Ist ein CRM mit Stammdaten gut gepflegt, werden auch die Anbindungen von Software zur Angebotserstellung einfacher und leichter.

Sind die ersten Abläufe erfolgreich digitalisiert, bieten sich auch weitere Bereiche für Prozessoptimierungen an. Zum Beispiel beim Wissensmanagement mit einem Intranet.

Wie Digitalisierungspotenziale erkennen?

KMU erkennen Digitalisierungspotenziale im Unternehmen, indem sie sich ihre Prozesskette genau analysieren. Was sind die Schwachstellen in den internen Geschäftsprozessen? Wo ist Veränderung dringend nötig? Welche Workflows hindern Wachstum und Produktivität? Welche Stakeholder sind Bottlenecks - also wo hängen Kommunikation oder Prozesse?

Neben der Tatsache, möglichst Schritte zu Beginn der Prozesskette zuerst zu analyisieren, empfiehlt sich auch, auf Mitarbeiterstimmen genau zu hören. Neben einer top down Planung empfehlen sich hier offene Brainstormings. Somit können Sie direkt in Prozesse involvierte Mitarbeiter einbinden.

Sie können die Baustellen mit Digitalisierungsbedarf nur schwer priorisieren? Sie möchten von Grund auf strategisch an Ihre digitale Transformation heran gehen? Kein Problem.

Auch die ACT-Methode (Analyse, Create, Transform), hilft dabei, Potenziale zu identifizieren. Die Methode bringt Unternehmen dazu, mit dem Status quo anzufangen: Was ist der Grad der Digitalisierung? Mit dieser Methode lässt sich der Digitalisierungsgrad ihrer Abteilungen und Prozesse leicht quantifizieren. Somit arbeiten Sie weniger nach Gefühl, falls Sie Ihre Baustellen noch nicht kennen. Auch können Sie ihre individuelle Einschätzung zum Digitalisierungsbedarf mit Zahlen abgleichen.

Wie werden Prozesse digitalisiert?

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist Schritt eins für jedes Unternehmen, den Ist-Zustand zu analysieren. Eine ausführliche Prozessmodellierung macht es KMU einfacher, auch komplexe Workflows herunterzubrechen. Erst mit der vollständigen Dokumentation von Prozessen können Unternehmen eine sinnvolle Roadmap erstellen sowie Ziele und Anforderungen definieren. Darauf aufbauend können sie Technologie-Entscheidungen treffen.

Doch gibt es nach der Tool-Entscheidung ein bestimmtes “Prozesse-digitalisieren-Vorgehen”? Bei der Digitalisierung müssen Betriebe Mitarbeiter für effiziente, schlanke Prozesse sensibilisieren und sie bei den nötigen Change Prozessen mitnehmen. Schließlich haben sie das meiste Wissen über interne Abläufe und sollen am meisten von optimierten Geschäftsprozessen profitieren. Eine Schulung, warum standardisierte Prozesse und Prozessmanagement entscheidend für Erfolg und Effizienz sind, ist außerdem hilfreich. So ziehen alle am gleichen Strang und können das volle Potenzial der Digitalisierung nutzen.

Keine Prozessdigitalisierung ohne passende Software

Digitalisierung geht nicht ohne smarte Software. Und mit jeder neuen Software-Entscheidung steht auch die erfolgreiche Implementierung an. Hier sollten KMU vor allem auch die Schnittstellen zu bereits etablierten digitalen Tools prüfen und priorisieren. Kann zum Beispiel das Tool für den digitalen Posteingang auch mit der Buchhaltungssoftware integriert werden?